การติดตามเอกสารการขอเสนอซื้อ (PR)

ปัจจุบัน วว. ได้นำระบบ TFERP เข้ามาใช้แทนระบบ MIS เพื่อเป็นระบบที่บริหารจัดการด้านการคลังและเงินเดือน สิ่งที่แตกต่างจากระบบเดิมและมีผลกระทบต่อผู้ปฏิบัติงานคือเรื่องการจัดทำเอกสารขอเสนอซื้อที่เรียกอีกชื่อว่า Purchase Request (PR) ซึ่งเดิมผู้ปฏิบัติงานต้องเขียนเอกสารขอเสนอซื้อ และนำส่งให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายการคลังดำเนินการต่อไป แต่สำหรับระบบใหม่นี้ผู้ปฏิบัติงานต้องสร้างเอกสารขอเสนอซื้อ ผ่านระบบฯ เพื่อเก็บเป็นฐานข้อมูลส่งให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายการคลังดำเนินการต่อให้ ข้อดีของระบบใหม่นี้คือการที่ท่านสามารถติดตามเอกสารการขอเสนอซื้อ ตามวิธีที่จะกล่าวถึงต่อไป

 

ซึ่งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการติดตามเอกสารขอเสนอซื้อคือ หมายเลขเอกสารขอเสนอซื้อที่ผู้ใช้จะได้หมายเลขดังกล่าวหลังจากมีการบันทึกเอกสารขอเสนอซื้อแล้ว

 

วิธีการติดตามเอกสารขอเสนอซื้อ

          ขั้นแรก ให้ท่านเข้าระบบดังรูป โดยกรอกบัญชีผู้ใช้งาน (User) และ รหัสผ่าน (Password) ตามที่ กสส. แจ้งไป ดังรูป

 

 

ขั้นที่สอง พิมพ์คำสั่ง ME53N เพื่อเข้าหน้าจอใบขอเสนอซื้อ

 

ระบบจะแสดงหน้าจอใบขอเสนอซื้อ ให้ท่านกดปุ่ม เปิดภาพรวมเอกสาร เพื่อเลือกใบขอเสนอซื้อของท่าน

เมื่อท่านกดปุ่มดังกล่าวแล้ว  ให้ท่านคลิกเลือกปุ่มดังรูป ระบบจะแสดงเมนูย่อยดังรูป ให้ท่านคลิกเลือก ใบขอเสนอซื้อ

 

เมื่อท่านคลิกเลือกใบขอเสนอซื้อแล้วระบบจะแสดงหน้าจอดังรูป ให้ท่านใส่หมายเลขเอกสารขอเสนอซื้อของท่านและกดปุ่มรูปนาฬิกา

 

ระบบจะแสดงหมายเลขใบขอเสนอซื้อของท่าน ให้ดับเบิ้ลคลิกเลือกหมายเลขใบขอเสนอซื้อของท่าน เพื่อให้ระบบแสดงรายละเอียด

 

ระบบจะแสดงเอกสารของท่านตามสถานะปัจจุบัน โดยแบ่งเป็น 3 กรณี ดังนี้

  1. อยู่ระหว่างดำเนินการแต่ยังไม่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO)
  2. จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อแล้ว
  3. รับของแล้ว

 

กรณีที่ 1  ใบขอเสนอซื้อที่ยังไม่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO)

          ในภาพแสดงใบขอเสนอซื้อหมายเลข 5400006690 เมื่อคลิกที่แทบสถานะแล้วระบบไม่แสดงข้อมูลใดๆ ดังรูป แสดงว่ายังไม่มีการดำเนินการออกใบสั่งซื้อ นั่นคือเอกสารขอเสนอซื้อของท่านอยู่ระหว่างดำเนินการตรวจสอบข้อมูล

 

กรณีที่ 2  ใบขอเสนอซื้อที่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) แล้ว

 

 

ในภาพแสดงเอกสารขอเสนอซื้อหมายเลข 5400006500 ว่าได้จัดทำใบสั่งซื้อ (PO) แล้ว ระบบจึงแสดงหมายเลขเอกสารซื้อ เป็นเลข 5410004123 ท่านสามารถดับเบิ้ลคลิ้กที่หมายเลขเอกสารในคอลัมน์เอกสารซื้อดังรูป ระบบจะแสดงชื่อเจ้าหน้าที่จัดซื้อที่รับผิดชอบดังรูป เพื่อให้ท่านสามารถติดต่อสอบถามความคืบหน้าเพิ่มเติมได้

 

กรณีที่ 3  ใบขอเสนอซื้อที่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) แล้ว และรับของแล้ว

ในภาพแสดงใบขอเสนอซื้อหมายเลข 5400005403 ว่าของได้มาส่งและกองพัสดุและคลังพัสดุทำรับของแล้ว ระบบจึงแสดงข้อความ “การรับสินค้า” ดังรูป

 

เนื่องจากระบบ TFERP เป็น ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งมีการเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันตลอดทั้งระบบ ทำให้สามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ ได้ อย่างไรก็ตาม การติดตามเอกสารขอเสนอซื้อในระบบ TFERP นี้ อาจยุ่งยากสำหรับผู้ใช้งานที่ยังไม่คุ้นเคย แต่หากได้มีการใช้งานอย่างสม่ำเสมอจะเห็นว่าการติดตามเอกสารขอเสนอซื้อมีความคล่องตัวมากขึ้น ทั้งนี้หากมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ กสส. จะนำเสนอในโอกาสต่อไป

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 10.0/10 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: +1 (from 1 vote)
การติดตามเอกสารการขอเสนอซื้อ (PR), 10.0 out of 10 based on 1 rating

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *