ปัจจุบัน วว. ได้นำระบบ TFERP เข้ามาใช้แทนระบบ MIS เพื่อเป็นระบบที่บริหารจัดการด้านการคลังและเงินเดือน สิ่งที่แตกต่างจากระบบเดิมและมีผลกระทบต่อผู้ปฏิบัติงานคือเรื่องการจัดทำเอกสารขอเสนอซื้อที่เรียกอีกชื่อว่า Purchase Request (PR) ซึ่งเดิมผู้ปฏิบัติงานต้องเขียนเอกสารขอเสนอซื้อ และนำส่งให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายการคลังดำเนินการต่อไป แต่สำหรับระบบใหม่นี้ผู้ปฏิบัติงานต้องสร้างเอกสารขอเสนอซื้อ ผ่านระบบฯ เพื่อเก็บเป็นฐานข้อมูลส่งให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายการคลังดำเนินการต่อให้ ข้อดีของระบบใหม่นี้คือการที่ท่านสามารถติดตามเอกสารการขอเสนอซื้อ ตามวิธีที่จะกล่าวถึงต่อไป
ซึ่งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการติดตามเอกสารขอเสนอซื้อคือ หมายเลขเอกสารขอเสนอซื้อที่ผู้ใช้จะได้หมายเลขดังกล่าวหลังจากมีการบันทึกเอกสารขอเสนอซื้อแล้ว
วิธีการติดตามเอกสารขอเสนอซื้อ
ขั้นแรก ให้ท่านเข้าระบบดังรูป ก โดยกรอกบัญชีผู้ใช้งาน (User) และ รหัสผ่าน (Password) ตามที่ กสส. แจ้งไป ดังรูป ข
ขั้นที่สอง พิมพ์คำสั่ง ME53N เพื่อเข้าหน้าจอใบขอเสนอซื้อ
ระบบจะแสดงหน้าจอใบขอเสนอซื้อ ให้ท่านกดปุ่ม เปิดภาพรวมเอกสาร เพื่อเลือกใบขอเสนอซื้อของท่าน
เมื่อท่านกดปุ่มดังกล่าวแล้ว ให้ท่านคลิกเลือกปุ่มดังรูป ก ระบบจะแสดงเมนูย่อยดังรูป ข ให้ท่านคลิกเลือก ใบขอเสนอซื้อ
เมื่อท่านคลิกเลือกใบขอเสนอซื้อแล้วระบบจะแสดงหน้าจอดังรูป ให้ท่านใส่หมายเลขเอกสารขอเสนอซื้อของท่านและกดปุ่มรูปนาฬิกา
ระบบจะแสดงหมายเลขใบขอเสนอซื้อของท่าน ให้ดับเบิ้ลคลิกเลือกหมายเลขใบขอเสนอซื้อของท่าน เพื่อให้ระบบแสดงรายละเอียด
ระบบจะแสดงเอกสารของท่านตามสถานะปัจจุบัน โดยแบ่งเป็น 3 กรณี ดังนี้
- อยู่ระหว่างดำเนินการแต่ยังไม่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO)
- จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อแล้ว
- รับของแล้ว
กรณีที่ 1 ใบขอเสนอซื้อที่ยังไม่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO)
ในภาพแสดงใบขอเสนอซื้อหมายเลข 5400006690 เมื่อคลิกที่แทบสถานะแล้วระบบไม่แสดงข้อมูลใดๆ ดังรูป ก แสดงว่ายังไม่มีการดำเนินการออกใบสั่งซื้อ นั่นคือเอกสารขอเสนอซื้อของท่านอยู่ระหว่างดำเนินการตรวจสอบข้อมูล
กรณีที่ 2 ใบขอเสนอซื้อที่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) แล้ว
ในภาพแสดงเอกสารขอเสนอซื้อหมายเลข 5400006500 ว่าได้จัดทำใบสั่งซื้อ (PO) แล้ว ระบบจึงแสดงหมายเลขเอกสารซื้อ เป็นเลข 5410004123 ท่านสามารถดับเบิ้ลคลิ้กที่หมายเลขเอกสารในคอลัมน์เอกสารซื้อดังรูป ก ระบบจะแสดงชื่อเจ้าหน้าที่จัดซื้อที่รับผิดชอบดังรูป ข เพื่อให้ท่านสามารถติดต่อสอบถามความคืบหน้าเพิ่มเติมได้
กรณีที่ 3 ใบขอเสนอซื้อที่จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) แล้ว และรับของแล้ว
ในภาพแสดงใบขอเสนอซื้อหมายเลข 5400005403 ว่าของได้มาส่งและกองพัสดุและคลังพัสดุทำรับของแล้ว ระบบจึงแสดงข้อความ “การรับสินค้า” ดังรูป ก
เนื่องจากระบบ TFERP เป็น ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งมีการเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันตลอดทั้งระบบ ทำให้สามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ ได้ อย่างไรก็ตาม การติดตามเอกสารขอเสนอซื้อในระบบ TFERP นี้ อาจยุ่งยากสำหรับผู้ใช้งานที่ยังไม่คุ้นเคย แต่หากได้มีการใช้งานอย่างสม่ำเสมอจะเห็นว่าการติดตามเอกสารขอเสนอซื้อมีความคล่องตัวมากขึ้น ทั้งนี้หากมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ กสส. จะนำเสนอในโอกาสต่อไป