เนื่องจากการทำงานในระบบ TFERP เป็นรูปแบบของการเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันทั่วทั้งระบบ ดังนั้นเมื่อมีข้อมูล ณ จุดใดจุดหนึ่งไม่ครบถ้วนหรือมีการผิดพลาดจะไม่สามารถดำเนินงานต่อในระบบได้ อาทิ เช่น ถ้ายังไม่ดำเนินการเปิด Period MM เพื่อบอกให้ระบบรู้ว่าจะเริ่มทำการตั้งบัญชีเจ้าหนี้ในงวดเดือนต่อไป จะทำให้เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีไม่สามารถตั้งหนี้และทำจ่ายเงินได้
ทั้งนี้ ผู้ที่จะทำการเปิด Period MM ได้นั้น จะต้องเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมายและมี Authorizeให้ดำเนินการได้ โดยมีเงื่อนไขดังนี้
- การเปิด Period MM งานคลังพัสดุจะต้องเปิดทุกเดือน เมื่อเริ่มเข้าเดือนใหม่ ในวันที่ 3 ของวันทำการ ถ้าไม่ดำเนินการ งานบัญชีซึ่งมีหน้าที่ตั้งหนี้จะตั้งหนี้ไม่ได้
- เปิด/ขยับ Period MM ไปแล้วไม่สามารถยกเลิกหรือทำ Undo ได้
- ยกตัวอย่างเช่น เมื่อเปิด Period ของเดือนพฤษภาคม (งวดที่ 8) แล้วบัญชีจึงสามารถตั้งหนี้ของเดือนพฤษภาคมได้ และคลังพัสดุยังสามารถทำรับของย้อนหลังได้ 1 งวด คือคลังพัสดุเองจะสามารถทำรับของ งวดที่ 7 และ 8 ได้
วิธีดู Period ปัจจุบัน
1. พิมพ์ คำสั่ง mmrv
2. เลือกรหัสบรษัท 1000 เท่านั้น
ระบบจะแสดงข้อมูล Period ปัจจุบัน ในที่นี้ Period ปัจจุบัน คือ เดือน 7 (เดือนเมษายน) และ Period ก่อนหน้าคือ เดือน 6 (เดือนเมษายน)
วิธีเปิด Period
1. พิมพ์ คำสั่ง mmpv
2. ใส่รหัสบริษัท จากรหัสบริษัท 1000 ไปยังรหัสบริษัท 1000
3. ใส่งวดที่ต้องการเปิด และปีบัญชี หมายเหตุ *วันที่ไม่ต้องใส่
4. Option เลือกเป็นตรวจสอบและปิดงวด
5. กดประมวลผล
ตรวจสอบอีกครั้งว่าระบบได้ทำการเปลี่ยน Period ให้เรียบร้อยหรือไม่ โดยใช้คำสั่ง mmrvg เพื่อดู Period ปัจจุบัน