“ระบบบัญชี 3 มิติ คืออะไร ทำไมถึงเรียกเช่นนั้น?”

ระบบงบประมาณ การบัญชีและการเงิน ของหน่วยงานรัฐบาลทั่วไป แต่ละปีเรามีการทำงบประมาณ โดยแต่ละหน่วยงานทำคำของบประมาณ และถูกกลั่นกรองในระดับต่างๆกัน จนในที่สุดเป็นไปตามคำขอของมหาวิทยาลัยตามแผนงานต่างๆ ผ่านสำนักงบประมาณ กลั่นกรองจนถึงสภาผู้แทนราษฎรกลั่นกรองอีก จนผ่านและตราเป็นพระราชบัญญัติ เมื่อได้งบประมาณแล้ว ก็เริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลา ของทุกปี ระบบการเงินและบัญชีเดิมก็จะคุมการใช้จ่าย เพราะการใช้จ่ายแต่ละรายการจะมีขั้นตอนการดำเนินการ ตั้งแต่การขออนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานเพื่อดำเนินการ หลังจากนั้นก็มีการดำเนินการจัดซื้อ จัดจ้าง หรือใช้จ่าย เมื่อจัดการตามขั้นตอนก็จะมีการวางฎีกาไปที่กรมบัญชีกลางเพื่อขอเบิกจ่าย มีขั้นตอนการจ่ายเงินซึ่งจะจบการทำงานของแต่ละรายการ แต่ข้อมูลรายการใช้จ่ายจะเข้าสู่ระบบบัญชีเพื่อแยกทำรายงานทางการเงินและ บัญชี สังเกตว่า การทำงานเน้นการควบคุมการใช้จ่าย มากกว่าที่จะนำเอาข้อมูลมาใช้ในเรื่องการบริหารและการประเมินผลงานหรือการ คิดต้นทุน ประสิทธิภาพการทำงาน ระบบบัญชีราชการจึงไม่เหมือนบัญชีบริษัทที่พยายามเน้นในเรื่องการสร้าง รายงานเพื่อการบริหารและการจัดการเป็นสำคัญ มีการสร้างงบกำไรขาดทุน หรือแยกประเภทเพื่อคิดต้นทุน

ระบบบัญชีสามมิติเป็นระบบบัญชีใหม่ที่จะตอบคำถามการทำงานในเชิงบริหารมากขึ้น โดยมีมิติที่จะมองสามมิติดังนี้

มิติแรก คือ มิติหน่วยงาน มีการแยกการทำงานของหน่วยงานต่างๆออกจากกันอย่างชัดเจน เพื่อสะท้อนถึงการทำงานของแต่ละหน่วยงาน

มิติที่สอง คือ แผนงาน การทำงานของแต่ละหน่วยงานต้องมีแผนงานที่ชัดเจน และกำหนดไว้ก่อน ภายใต้แผนงานอาจมีโครงงาน ดังนั้นมิตินี้จึงมองที่ประสิทธิผลของแผนงานได้ และควบคุมให้เป็นไปตามแผน

มิติที่สาม คือ กองทุน เปรียบเสมือนกองเงินที่แยกออกเป็นกองๆ แต่ละกองมีกฎเกณฑ์การรับ จ่ายอย่างชัดเจน การใช้เงินของแผนงานใด หน่วยงานใดต้องมีความชัดเจน มีระบบงบประมาณและวัตถุประสงค์ของกองทุนชัดเจนจากมิติที่ กำหนดนี้จึงเรียกระบบบัญชีนี้ว่าบัญชีสามมิติ

ที่มา : มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์