การใช้งานระบบ SAP : TFERP หากเราต้องการผลลัพธ์ที่ถูกต้องจำเป็นที่เราจะต้องทำงานด้วยกระบวนการและมีลำดับการทำงานที่ถูกต้องด้วย กรณีแรงจูงใจในการเผยแพร่กรณีศึกษานี้ เนื่องจากวันดีคืนดีมีเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงบประมาณแจ้งว่ารายงานการใช้จ่ายงบประมาณของโครงการหนึ่งไม่ถูกต้อง ทำให้ต้องมีการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังกัน ผลจากการตรวจสอบพบว่า กรณีนี้เป็นการยืมเงินเพื่อซื้อของซึ่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อได้สร้างเอกสารเสนอซื้อ (Purchase Order) ไว้ก่อนแล้ว จึงติดต่อเจ้าหน้าที่ที่ดูแลงบประมาณแจ้งความต้องการยืมเงิน เจ้าหน้าที่งบประมาณสร้างรหัสจองเงิน (Earmarked Funds) และแก้ไขในเอกสารขอเสนอซื้อ (Purchase Request) โดยเพิ่มหมายเลข Earmarked Funds เข้าไปภายหลัง ทำให้ข้อมูลใน Purchase Order ไม่มีการอ้างอิงถึง Earmarked Funds ที่ถูกเพิ่มทีหลังได้ ส่งผลให้รายงานงบประมาณไม่ถูกต้องเกิดการใช้เงินเบิ้ล การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วนี้ต้องนำหมายเลข Earmarked Funds ไปบันทึกลงใน Purchase Order ด้วย ระบบจะทำการหักลบยอดงบประมาณให้อัตโนมัติ

สาเหตุของปัญหานี้เกิดจากลำดับการทำงานที่ไม่ถูกต้องคือ สร้าง Purchase Order ไว้ก่อน และทำการยืมเงินภายหลัง โดยปกติแล้วจะต้องมี Purchase Request หรือความต้องการซื้อเกิดขึ้นก่อนจึงจะเกิด Purchase Order หรือการสั่งซื้อ และถ้าเป็นกรณียืมเงินด้วยแล้วยิ่งต้องมีการสร้าง Earmarked Funds ก่อน เมื่อได้หมายเลข Earmarked Funds แล้ว ให้บันทึกหมายเลข Earmarked Funds ใน Purchase Request ให้เรียบร้อยก่อนที่จะสร้าง Purchase Order เนื่องจากระบบถูกออกแบบให้มีความเชื่อมโยงกัน ดังนั้นระบบจะนำข้อมูลใน Purchase Request มาเป็นข้อมูลตั้งต้นซึ่งจะทำให้ได้ Purchase Order ที่มีความถูกต้องสมบูรณ์ และส่งผลให้ได้รายงานการใช้จ่ายงบประมาณโครงการที่ถูกต้องด้วย การแก้ปัญหาอย่างถาวรคือ การเรียนรู้ขบวนการและลำดับการทำงานที่ถูกต้องและยึดถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด