3 สิ่งที่ทำให้การทำ PR สำเร็จได้ด้วยดี

หลังจาก วว. ได้นำระบบ Web PR เข้ามาใช้งานเพื่อขยายช่องทางการเข้าถึงขบวนการสร้างใบขอเสนอซื้อ หรือที่รู้จักกันในชื่อว่า “PR” นับตั้งแต่เดือนธันวาคม 2558 นั้น ทำให้ผู้ใช้งานสามารถสร้าง PR ได้โดยไม่ติดข้อจำกัดของลิขสิทธิ์โปรแกรมซึ่งผู้ใช้ที่อยู่ในระบบเครือข่ายของ วว. สามารถสร้าง PR ได้ ทำให้มีความสะดวกเพิ่มมากขึ้น อย่างไรก็ตามเมื่อเรานำระบบใหม่เข้ามาใช้ มักจะพบปัญหาการใช้งานบ้างไม่มากก็น้อย จากประสบการณ์ของผู้เขียนในการให้คำแนะนำและแก้ไขปัญหาทางโทรศัพท์และผ่านการ remote access ไปตรวจสอบ error ที่ปรากฏที่หน้าจอของผู้ใช้พบว่าปัญหาส่วนใหญ่แบ่งเป็นกลุ่มหลักๆ ได้ 4 เรื่อง

ผู้ใช้ไม่ทราบรหัสวัสดุที่ถูกต้อง
ผู้ใช้ป้อนข้อมูลไม่ครบ
งบประมาณไม่พอ

1. ผู้ใช้ไม่ทราบรหัสวัสดุที่ถูกต้อง หรือหารหัสวัสดุไม่พบ ผู้เขียนได้แนะนำเทคนิคในการค้นหาซึ่งผู้ใช้ต้องกดปุ่มแว่นขยายในบรรทัดของรหัสวัสดุ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ “ค้นหารหัสวัสดุ” กรณีที่ผู้ใช้ไม่ทราบรหัสวัสดุให้ผู้ใช้ป้อนคำที่ต้องการค้นหาในช่อง “ชื่อวัสดุ” เช่น ผู้ใช้ต้องการหาที่เจาะกระดาษ ผู้ใช้สามารถพิม *กระดาษ* จากนั้นกดปุ่ม “Search” ระบบจะแสดงวัสดุที่มีคำว่ากระดาษเป็นส่วนประกอบ ดังแสดงดังภาพด้านล่าง 2. ผู้ใช้ป้อนข้อมูลไม่ครบ ที่ผู้เขียนพบบ่อยที่สุดคือ ส่วนหมวดการกำหนดเลขบัญชี ซึ่งผู้ใช้งานต้องป้อน “เงินทุน” “ประเภทธุรกิจ” “รหัสบัญชี” “ศูนย์เงินทุน” “ศูนย์ต้นทุน” “รายการข้อผูกพัน” ผู้เขียนขอย้ำว่าต้องป้อนให้ครบ ซึ่งส่วนใหญ่ผู้ใช้จะลืมป้อน “รายการข้อผูกพัน” วิธีการป้อนรายการผูกพัน ทำได้โดยการกดปุ่ม “Derive” 3. งบประมาณไม่พอ ในกรณีนี้ผู้เขียนแนะนำให้ตรวจสอบเงินคงเหลือที่สามารถใช้ได้ก่อน โดยตรวจสอบได้จาก Report “รายงานงบประมาณคงเหลือ”