เรียบเรียงโดย นางนพวรรณ หาแก้ว
นางสาวกนกพร ปรีเปรม
กองจัดการความรู้
>>>>>
หลักการและเหตุผล
การบริหารจัดการองค์กรประกอบได้ด้วย 4 M คือ คน (Man) เงิน (Money) วัตถุดิบ (Material) และวิธีการ/ จัดการ (Method/ Management) นอกจากนี้ ยังหมายถึงการสร้างเครือข่ายความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน ในส่วนของ “คน” พบว่า ผู้บริหารเป็นส่วนสำคัญที่นำองค์กรและพัฒนาศักยภาพของบุคลากรให้เกิดแรงบันดาลใจในการทำงานหรือในทางตรงกันข้าม อาจบั่นทอนจิตใจผู้ใต้บังคับบัญชาให้หมดแรง หมดกำลังใจที่จะกระตุ้นตนเองให้ทำงานและพัฒนางานได้เช่นกัน
อย่างไรก็ตาม การบริหารงานก็เหมือนกับการทำงานอื่นๆ ที่จำเป็นต้องใช้ทั้งความรู้ ความสามารถ ทักษะ เทคนิคและประสบการณ์ เพื่อให้เป้าหมายของการบริหารงานและการพัฒนาคนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ดังนั้น การจัดกลุ่มชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) กลุ่มบริหารงานจึงเกิดขึ้นในรูปแบบของการร่วมสนทนา แลกเปลี่ยนประสบการณ์การบริหารงานของผู้บริหารสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งประเทศไทย (วว.) ซึ่งได้นำร่องดำเนินการมาตั้งแต่ปี 2557 จนถึงปี 2558 รวม 3 ครั้ง โดยใช้ชื่อว่า “เวทีนี้…ต้องมีพี่เลี้ยง” ผู้ดำเนินกิจกรรม คือ กองจัดการความรู้ ศูนย์ความรู้
บทเรียนและความรู้ด้านการบริหารงาน
ในการจัดโครงการชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) กลุ่มการบริหาร “เวทีนี้ต้องมีพี่เลี้ยง” โดย ศูนย์ความรู้ กองจัดการความรู้ ได้บทเรียนและความรู้ด้านการบริหารจัดการ การบริหารงาน ดังนี้
- 1. ปัญหาอุปสรรค การปรับตัว ปรับใจ การสร้างความสุขในการทำงานเมื่อได้รับตำแหน่ง
ประเด็น/ปัญหา |
แนวทางการบริหารงาน |
1.1 ปัญหาอุปสรรค/ ความกังวลใจ เมื่อขึ้นดำรงตำแหน่ง | – ควรมีการพูดคุย สื่อสารอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ภายในหน่วยงานและในองค์กร
– ควรมีการปรึกษาผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่า – สร้างการยอมรับจากทีมหรือลูกน้อง – สร้างขวัญและกำลังใจให้กับผู้บังคับบัญชาและลูกน้อง – ดึงศักยภาพของลูกน้องที่มีความแตกต่างกัน ออกมาใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ – ปรับทัศนคติทางความคิดให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน มุ่งเป้าหมายของงานระหว่างผู้บริหารและลูกน้องที่มีความแตกต่าง |
1.2 ทำอย่างไร และทำใจอย่างไรให้มีความสุขกับการดำรงตำแหน่งบริหารและการทำงานใน วว. | – คิดบวก ตั้งใจทำงานให้เต็มที่
– มีจิตใจเข้มแข็ง อดทน พร้อมรับทุกสถานการณ์ – รู้จักให้เป็นสิ่งสำคัญ ดูแลทุกข์สุข – แสดงความรับผิดชอบและช่วยแก้ปัญหา – สร้างความเข้าใจและสร้างความสัมพันธ์ที่ดี – สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจจนเกิดความยอมรับซึ่งกันและกัน – ใช้เทคนิคการฟังให้มากและไม่ใช้อารมณ์ในการตัดสิน – เปิดใจคุยกันเมื่อมีปัญหา – สร้างองค์ความรู้ให้ตนเอง – แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้ใต้บังคับบัญชา – ยอมรับถึงความเป็นจริง เรื่องบางเรื่องควรรู้และเรื่องบางเรื่องไม่ควรรู้ – ควรตั้งคำถามกับตัวเองว่า “วันนี้ เราทำอะไรให้กับ วว. ไว้บ้าง”ให้คิดในเชิงบวกเมื่อเจอสิ่งไม่ดี ให้คิดว่า “ก็ดีเหมือนกัน” จะได้หายเครียด |
1.3 เมื่อพบเจอปัญหาอุปสรรคในด้านต่างๆ | – ศึกษากฎระเบียบข้อบังคับ
– หาประสบการณ์ในการบริหารงาน จากพี่เลี้ยงหรือผู้บริหารที่มีประสบการณ์มากกว่าที่สามารถให้คำแนะนำแนวทางการบริหารงาน – ควรมีการศึกษาระบบการบริหารจัดการ – ควรมีสื่อสารภายใน ที่จะทำให้การทำงานเป็นไปด้วยความราบรื่น – ควรมีการบริหารจัดการกับลูกน้องที่ปฏิบัติงานดี – ควรมีวิธีการแก้ไขเฉพาะหน้า และรักษาขวัญกำลังให้กับลูกน้องให้มากที่สุด – ปรับทัศนคติและสร้างแรงจูงใจให้กับลูกน้องในการทำงาน – ปรับทัศนคติและสื่อสารทำความเข้าในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ได้ทั้งระดับสูงกว่าหรือระดับผู้ใต้บังคับบัญชาและรอบด้าน 360 องศา – ลดช่องว่างในการบริหารทั้งระดับผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้บังคับบัญชาที่เหนือกว่า – ในการบริหารจัดการคนที่มีทัศนคติเชิงลบกับ วว. และไปเผยแพร่สู่ภายนอกนั้น เป็นการปรับทัศนคติที่ยากและเป็นสิ่งที่เขาต้องเรียนรู้ด้วยตนเองมากกว่าที่จะไปบังคับ – ควรมีการประสานงานกับส่วนกลาง – ควรสร้างภาพลักษณ์ของหน่วยงานให้ดีขึ้น |
- 2. แนวทางการบริหารงานในเรื่องต่างๆ
ประเด็น/ปัญหา |
แนวทางการบริหารงาน |
2.1 สิ่งที่ผู้บริหารควรมีในการบริหาร | – สุจริต โปร่งใส มีทักษะการสอนงาน มีคุณธรรมจริยธรรม มองโลกในแง่ดี |
2.2 การสร้างแรงจูงใจ การกระตุ้นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ความร่วมมือในการทำงานและทำงานได้หลากหลาย | – ให้ความสำคัญกับความคิดบวก คิดดี
– สร้างความไว้ใจซึ่งกันและกัน – สร้างบรรยากาศในการทำงานให้ดี – ส่งเสริมการเรียนรู้ สร้างความมั่นใจ กล้าแสดงออก – ให้กำลังใจและลดแรงกดดันในการปฏิบัติงาน – ให้โอกาสในการปรับตัว ปรับทัศนคติในการทำงาน – สร้างการมีส่วนร่วมในงานที่สำคัญ – กระตุ้นให้ทำงานเพิ่มมากขึ้น – ส่งเสริมให้เกิดศักยภาพที่ชัดเจนของแต่ละคน – ให้โอกาสก้าวหน้าในหน้าที่การงาน |
2.3 แนวทางการบังคับบัญชาผู้ที่อาวุโสมากกว่า ผู้ที่อาวุโสน้อยกว่า ลูกน้องที่เคยเป็นเพื่อนมาก่อน | – มีความเห็นใจซึ่งกันและกัน
– ให้ความไว้วางใจในการบริหารจัดการงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน – สร้างการมีส่วนร่วมในการรับผิดชอบงาน รับทรายปัญหาและร่วมกันแก้ไขปัญหาให้ผ่านพ้นไปด้วยกัน – คอยให้คำปรึกษา – รู้บทบาทหน้าที่ของตนเองในแต่ละสถานการณ์ – กำกับดูแลงานในภาพรวม – ควรให้โอกาส คอยช่วยเหลือ และสนับสนุนในการปฏิบัติงาน – เข้าใจและยอมรับความแตกต่างของแต่ละบุคคล – ต้องบริหารจัดการอย่างไม่มีอคติ และเท่าเทียมกัน – ให้คิดว่าทุกคนมีสิทธิ์ทำผิดพลาดได้ |
2.4 การสร้างแรงจูงใจในการทำงานของผู้ใกล้เกษียณ หรือก่อนเกษียณ 5-10 ปี | – วางแผนและรักษาบุคคลให้อยู่กับองค์กรต่อไปนานๆ
– ควรให้ช่วยคิดว่าอยากพัฒนาตนเองเรื่องอะไร มากกว่าการสั่งการให้ไปพัฒนาตนเอง – ให้รุ่นน้องค่อยๆ เรียนรู้งานอย่างต่อเนื่องในงานที่มีขั้นตอนหรือความซับซ้อน – พัฒนารุ่นน้องให้มาทำงานแทนรุ่นพี่ในทันทีในกรณีที่ทำงานสำคัญเร่งด่วน – เปิดรับคนใหม่เข้ามาทดแทน เมื่อหาใครมาทำงานแทนไม่ได้ |
2.5 การบริหารงานกับลูกน้องในรูปแบบต่างๆ | – ควรมีการสื่อสารสองทางอย่างสม่ำเสมอ
– สร้างความเข้าใจและให้การยอมรับซึ่งกันและกัน – ใช้หลักการบริหารงานแบบครอบครัว – ให้มีการเรียนรู้และสอนงานระหว่างพนักงานด้วยกันอย่างต่อเนื่อง – คอยดูแลความเป็นอยู่ และหน้าที่ความรับผิดชอบ โดยต้องปรับตัวเองให้มีหน้าที่ในการมอบหมาย ตรวจสอบ ติดตาม ถ่ายทอดให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาแทนการปฏิบัติงานด้วยตนเอง – ก่อนการตัดสินใจดำเนินการสิ่งใด ขอให้ยึดหลักการตามกฎ ระเบียบก่อน – ขอให้มีหลักฐานการปฏิบัติ การบริหารงาน การแจ้งข้อมูลต่างๆ เพื่อยืนยันและทำอย่างเป็นขั้นตอน ในการยืนยันการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชาที่ยึดถือตามกฎระเบียบอย่างชัดเจน เพื่อไม่เกิดข้อผิดพลาดได้
|
2.6 แนวทางการทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชายอมรับและเข้าใจในการประเมินผลงานตาม KPI | – กำหนดตัวชี้วัดให้ชัดเจน
– ควรตั้งหลักเกณฑ์ร่วมกันที่ทุกคนยอมรับได้ – ควรมีความยุติธรรม – ควรมีการพูดคุยและชี้แจงให้ทราบความเป็นไป – ชี้แจงและทำความเข้าใจในข้อตกลงร่วมกัน ก่อนการปฏิบัติงาน – สร้างความเข้าใจในทิศทางเดียวกัน เพื่อลดการต่อต้าน – ทำงานให้สอดคล้องตามขั้นตอน ให้ถูกต้องตามกฎระเบียบข้อบังคับ – ไม่ใช้ทัศนคติเชิงลบในการประเมินผลให้คะแนนตามความเป็นจริงของการทำงาน |
2.7 มุมมอง เทคนิค และแนวทางการบริหารงานสู่ความสำเร็จ เช่น การวางตัวระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง ทักษะในการแก้ปัญหา ฯลฯ | – สร้างความใกล้ชิด สร้างความรู้สึกที่ดี
– ต้องมีคุณธรรมจริยธรรมในการบริหารงาน – สร้างการทำงานเป็นทีม – ควรมีการตกลงในเงื่อนไขก่อนที่จะปฏิบัติงานร่วมกัน – ควรทำตัวเป็นแบบอย่างให้ดู – มอบหมายงานให้รับผิดชอบ พร้อมที่จะเดินไปด้วยกัน เกิดปัญหาก็เรียนรู้ร่วมกัน – อย่าคิดหรือตัดสินใจเองคนเดียว – การเป็นผู้บริหารต้องไม่ละเลยผู้ใต้บังคับบัญชา – อย่าปฏิเสธหรือรับปากเร็วเกินไป ในสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชาร้องขอ เพราะจะทำให้บั่นทอนขวัญและกำลังใจ หากรับปากแล้วไม่สามารถทำได้ |
2.8 แนวทางการแก้ไขปัญหาอุปสรรคที่เจอทั้งกับผู้บริหารที่สูงกว่าและลูกน้องที่มีความแตกต่าง | – ยอมรับถึงความแตกต่างกัน ในด้านทัศนคติ ลักษณะนิสัย กระบวนการความคิด ความรู้ความเข้าใจในงาน
– สร้างการกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมและให้เห็นว่าแต่ละคนมีความสำคัญ ขาดคนใดคนหนึ่งไม่ได้ และพยายามขอความช่วยเหลือมากกว่าที่จะออกคำสั่ง – ควรยึดการทำงานเป็นหลัก ไม่คิดว่าผู้ใต้บังคับบัญชาจะชอบในตัวเราหรือไม่ – ควรมีการประชุมอย่างต่อเนื่อง ชี้แจงให้ทราบถึงสิ่งที่ต้องการทำ – ควรมีการบริหารงานที่เป็นไปตามแผนงาน – ควรมีการบริหารงานที่หลากหลาย เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ให้ดีที่สุด – บริหารจัดการกับแต่ละบุคคลมีความแตกต่างกันออกไปตามทักษะ ความรู้ ความสามารถของแต่ละคน จึงไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว – พยายามกระตุ้นและคอยสอนงาน สนับสนุนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานได้ – มีการกระจายงานตามความรู้ความสามารถของแต่ละคน – ใช้ความอดทนในการบริหารจัดการและพยายามเขียนงานไว้ – มีการติดตามผลการทำงาน ว่าบรรลุเป้าหมายร่วมกันหรือไม่ |
- 3. ข้อเสนอแนะสำหรับ วว.
ประเด็น/ปัญหา |
แนวทางการบริหารงาน |
3.1 เมื่อมีตำแหน่งบริหารอยากให้ วว. สนับสนุนอะไร | – ควรมีการสนับสนุนด้าน 4M คือ คน (Man) เงิน (Money) วัตถุดิบ (Material) และวิธีการ/ จัดการ (Method/ Management) อัตรากำลังคน |
3.2 วว. ควรมีการเตรียมความพร้อมก่อนผู้บริหารรับตำแหน่งอย่างไร | – มีแผนการสรรหาหรือวางตัวผู้สืบทอดตำแหน่ง
– มีการปฐมนิเทศผู้บริหารรุ่นใหม่ – มีการอบรมชี้แจงกฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง – มีการแนะแนวทางการบริหารงาน – มีการจัดหลักสูตรการพัฒนาผู้บริหารรุ่นใหม่ |
สรุปประเด็น
- ควรมีการจัดชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) กลุ่มการบริหารงานอย่างต่อเนื่องทุกปี เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งบริหารอยู่ทุกปี มีทั้งผู้ที่หมดวาระและผู้ที่ขึ้นมาดำรงตำแหน่งแทนที่ยังขาดประสบการณ์ในด้านการบริหารงาน และถอดบทเรียนเป็นข้อมูลสำหรับผู้บริหารในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์
- ควรมีการสรรหาผู้สืบทอดตำแหน่งและวางแผนงานล่วงหน้าอย่างน้อย 1 ปี เมื่อทราบว่าผู้ดำรงตำแหน่งนั้นหมดวาระ เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
- ควรมีการกำหนดหลักสูตรการพัฒนาหรือปฐมนิเทศผู้บริหารรุ่นใหม่ เพื่อเสริมสร้างประสบการณ์ในการบริหารงานและแนะแนวทางการบริหารงาน ทั้งควรทำอย่างต่อเนื่อง
- ควรมีการอบรมกฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องหรือนำส่งข้อมูลให้กับผู้บริหารรุ่นใหม่ไปศึกษาและทำความเข้าใจ
- ควรมีการส่งข้อมูลการทดสอบบุคลิกภาพ Employee Personality Test (EPT Test) ให้ผู้บริหารทราบถึงผลการทดสอบอารมณ์ของพนักงานและลูกจ้างในสังกัด เพื่อเป็นแนวทางในการบริหารและสร้างความเข้าใจซึ่งกันและกันระหว่างผู้บริหารกับผู้ใต้บังคับบัญชา
……………………………………..
ภาพประกอบจาก
5 เครื่องมือบริหาร นักธุรกิจสมัยใหม่พลาดไม่ได้. 2558. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.manager.co.th/iBizChannel/ViewNews.aspx?NewsID=9540000107240, [เข้าถึงเมื่อวันที่ 9 พ.ย.2558].
เสนอแนะ. 2558. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://hilight.kapook.com/view/76216, [เข้าถึงเมื่อวันที่ 9 พ.ย.2558].