ถอดบทเรียนการจัดกลุ่มชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) ประจำปี 2557-2558 กลุ่มการบริหารงาน

เรียบเรียงโดย นางนพวรรณ  หาแก้ว 
นางสาวกนกพร  ปรีเปรม 
กองจัดการความรู้
>>>>>

หลักการและเหตุผล

การบริหารจัดการองค์กรประกอบได้ด้วย 4 M คือ คน (Man) เงิน (Money) วัตถุดิบ (Material) และวิธีการ/ จัดการ (Method/ Management) นอกจากนี้ ยังหมายถึงการสร้างเครือข่ายความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน ในส่วนของ “คน” พบว่า  ผู้บริหารเป็นส่วนสำคัญที่นำองค์กรและพัฒนาศักยภาพของบุคลากรให้เกิดแรงบันดาลใจในการทำงานหรือในทางตรงกันข้าม อาจบั่นทอนจิตใจผู้ใต้บังคับบัญชาให้หมดแรง หมดกำลังใจที่จะกระตุ้นตนเองให้ทำงานและพัฒนางานได้เช่นกัน

อย่างไรก็ตาม การบริหารงานก็เหมือนกับการทำงานอื่นๆ ที่จำเป็นต้องใช้ทั้งความรู้ ความสามารถ ทักษะ เทคนิคและประสบการณ์ เพื่อให้เป้าหมายของการบริหารงานและการพัฒนาคนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ดังนั้น การจัดกลุ่มชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) กลุ่มบริหารงานจึงเกิดขึ้นในรูปแบบของการร่วมสนทนา แลกเปลี่ยนประสบการณ์การบริหารงานของผู้บริหารสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งประเทศไทย (วว.) ซึ่งได้นำร่องดำเนินการมาตั้งแต่ปี 2557 จนถึงปี 2558 รวม 3 ครั้ง โดยใช้ชื่อว่า “เวทีนี้…ต้องมีพี่เลี้ยง” ผู้ดำเนินกิจกรรม คือ กองจัดการความรู้ ศูนย์ความรู้

บทเรียนและความรู้ด้านการบริหารงาน

ในการจัดโครงการชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) กลุ่มการบริหาร “เวทีนี้ต้องมีพี่เลี้ยง” โดย ศูนย์ความรู้     กองจัดการความรู้ ได้บทเรียนและความรู้ด้านการบริหารจัดการ การบริหารงาน ดังนี้

  1. 1. ปัญหาอุปสรรค  การปรับตัว ปรับใจ การสร้างความสุขในการทำงานเมื่อได้รับตำแหน่ง

ประเด็น/ปัญหา

แนวทางการบริหารงาน

1.1 ปัญหาอุปสรรค/ ความกังวลใจ เมื่อขึ้นดำรงตำแหน่ง –  ควรมีการพูดคุย สื่อสารอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ภายในหน่วยงานและในองค์กร

–  ควรมีการปรึกษาผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่า

–  สร้างการยอมรับจากทีมหรือลูกน้อง

–  สร้างขวัญและกำลังใจให้กับผู้บังคับบัญชาและลูกน้อง

–  ดึงศักยภาพของลูกน้องที่มีความแตกต่างกัน ออกมาใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

–  ปรับทัศนคติทางความคิดให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน มุ่งเป้าหมายของงานระหว่างผู้บริหารและลูกน้องที่มีความแตกต่าง

1.2 ทำอย่างไร และทำใจอย่างไรให้มีความสุขกับการดำรงตำแหน่งบริหารและการทำงานใน วว. –    คิดบวก ตั้งใจทำงานให้เต็มที่

–    มีจิตใจเข้มแข็ง อดทน พร้อมรับทุกสถานการณ์

–    รู้จักให้เป็นสิ่งสำคัญ ดูแลทุกข์สุข

–    แสดงความรับผิดชอบและช่วยแก้ปัญหา

–    สร้างความเข้าใจและสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

–    สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจจนเกิดความยอมรับซึ่งกันและกัน

–    ใช้เทคนิคการฟังให้มากและไม่ใช้อารมณ์ในการตัดสิน

–    เปิดใจคุยกันเมื่อมีปัญหา

–    สร้างองค์ความรู้ให้ตนเอง

–    แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้ใต้บังคับบัญชา

–    ยอมรับถึงความเป็นจริง เรื่องบางเรื่องควรรู้และเรื่องบางเรื่องไม่ควรรู้

–    ควรตั้งคำถามกับตัวเองว่า “วันนี้ เราทำอะไรให้กับ วว. ไว้บ้าง”ให้คิดในเชิงบวกเมื่อเจอสิ่งไม่ดี ให้คิดว่า “ก็ดีเหมือนกัน” จะได้หายเครียด

1.3 เมื่อพบเจอปัญหาอุปสรรคในด้านต่างๆ –    ศึกษากฎระเบียบข้อบังคับ

–    หาประสบการณ์ในการบริหารงาน จากพี่เลี้ยงหรือผู้บริหารที่มีประสบการณ์มากกว่าที่สามารถให้คำแนะนำแนวทางการบริหารงาน

–    ควรมีการศึกษาระบบการบริหารจัดการ

–    ควรมีสื่อสารภายใน ที่จะทำให้การทำงานเป็นไปด้วยความราบรื่น

–    ควรมีการบริหารจัดการกับลูกน้องที่ปฏิบัติงานดี

–    ควรมีวิธีการแก้ไขเฉพาะหน้า และรักษาขวัญกำลังให้กับลูกน้องให้มากที่สุด

–    ปรับทัศนคติและสร้างแรงจูงใจให้กับลูกน้องในการทำงาน

–    ปรับทัศนคติและสื่อสารทำความเข้าในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ได้ทั้งระดับสูงกว่าหรือระดับผู้ใต้บังคับบัญชาและรอบด้าน 360 องศา

–  ลดช่องว่างในการบริหารทั้งระดับผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้บังคับบัญชาที่เหนือกว่า

–    ในการบริหารจัดการคนที่มีทัศนคติเชิงลบกับ วว. และไปเผยแพร่สู่ภายนอกนั้น เป็นการปรับทัศนคติที่ยากและเป็นสิ่งที่เขาต้องเรียนรู้ด้วยตนเองมากกว่าที่จะไปบังคับ

–    ควรมีการประสานงานกับส่วนกลาง

–    ควรสร้างภาพลักษณ์ของหน่วยงานให้ดีขึ้น

  1. 2. แนวทางการบริหารงานในเรื่องต่างๆ

ประเด็น/ปัญหา

แนวทางการบริหารงาน

2.1 สิ่งที่ผู้บริหารควรมีในการบริหาร –    สุจริต โปร่งใส มีทักษะการสอนงาน มีคุณธรรมจริยธรรม มองโลกในแง่ดี
2.2 การสร้างแรงจูงใจ การกระตุ้นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ความร่วมมือในการทำงานและทำงานได้หลากหลาย –    ให้ความสำคัญกับความคิดบวก คิดดี

–    สร้างความไว้ใจซึ่งกันและกัน

–    สร้างบรรยากาศในการทำงานให้ดี

–    ส่งเสริมการเรียนรู้ สร้างความมั่นใจ กล้าแสดงออก

–    ให้กำลังใจและลดแรงกดดันในการปฏิบัติงาน

–  ให้โอกาสในการปรับตัว ปรับทัศนคติในการทำงาน

–    สร้างการมีส่วนร่วมในงานที่สำคัญ

–  กระตุ้นให้ทำงานเพิ่มมากขึ้น

–    ส่งเสริมให้เกิดศักยภาพที่ชัดเจนของแต่ละคน

–    ให้โอกาสก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

2.3 แนวทางการบังคับบัญชาผู้ที่อาวุโสมากกว่า ผู้ที่อาวุโสน้อยกว่า ลูกน้องที่เคยเป็นเพื่อนมาก่อน –  มีความเห็นใจซึ่งกันและกัน

–  ให้ความไว้วางใจในการบริหารจัดการงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน

–  สร้างการมีส่วนร่วมในการรับผิดชอบงาน รับทรายปัญหาและร่วมกันแก้ไขปัญหาให้ผ่านพ้นไปด้วยกัน

–  คอยให้คำปรึกษา

–  รู้บทบาทหน้าที่ของตนเองในแต่ละสถานการณ์

–  กำกับดูแลงานในภาพรวม

–  ควรให้โอกาส คอยช่วยเหลือ และสนับสนุนในการปฏิบัติงาน

–  เข้าใจและยอมรับความแตกต่างของแต่ละบุคคล

–  ต้องบริหารจัดการอย่างไม่มีอคติ และเท่าเทียมกัน

–  ให้คิดว่าทุกคนมีสิทธิ์ทำผิดพลาดได้

2.4 การสร้างแรงจูงใจในการทำงานของผู้ใกล้เกษียณ หรือก่อนเกษียณ 5-10 ปี –    วางแผนและรักษาบุคคลให้อยู่กับองค์กรต่อไปนานๆ

–    ควรให้ช่วยคิดว่าอยากพัฒนาตนเองเรื่องอะไร มากกว่าการสั่งการให้ไปพัฒนาตนเอง

–  ให้รุ่นน้องค่อยๆ เรียนรู้งานอย่างต่อเนื่องในงานที่มีขั้นตอนหรือความซับซ้อน

–    พัฒนารุ่นน้องให้มาทำงานแทนรุ่นพี่ในทันทีในกรณีที่ทำงานสำคัญเร่งด่วน

–    เปิดรับคนใหม่เข้ามาทดแทน เมื่อหาใครมาทำงานแทนไม่ได้

2.5 การบริหารงานกับลูกน้องในรูปแบบต่างๆ –    ควรมีการสื่อสารสองทางอย่างสม่ำเสมอ

–    สร้างความเข้าใจและให้การยอมรับซึ่งกันและกัน

–    ใช้หลักการบริหารงานแบบครอบครัว

–    ให้มีการเรียนรู้และสอนงานระหว่างพนักงานด้วยกันอย่างต่อเนื่อง

–    คอยดูแลความเป็นอยู่ และหน้าที่ความรับผิดชอบ โดยต้องปรับตัวเองให้มีหน้าที่ในการมอบหมาย ตรวจสอบ ติดตาม ถ่ายทอดให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาแทนการปฏิบัติงานด้วยตนเอง

–    ก่อนการตัดสินใจดำเนินการสิ่งใด ขอให้ยึดหลักการตามกฎ ระเบียบก่อน

–    ขอให้มีหลักฐานการปฏิบัติ การบริหารงาน การแจ้งข้อมูลต่างๆ เพื่อยืนยันและทำอย่างเป็นขั้นตอน ในการยืนยันการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชาที่ยึดถือตามกฎระเบียบอย่างชัดเจน เพื่อไม่เกิดข้อผิดพลาดได้

 

2.6 แนวทางการทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชายอมรับและเข้าใจในการประเมินผลงานตาม KPI –    กำหนดตัวชี้วัดให้ชัดเจน

–    ควรตั้งหลักเกณฑ์ร่วมกันที่ทุกคนยอมรับได้

–    ควรมีความยุติธรรม

–    ควรมีการพูดคุยและชี้แจงให้ทราบความเป็นไป

–    ชี้แจงและทำความเข้าใจในข้อตกลงร่วมกัน ก่อนการปฏิบัติงาน

–    สร้างความเข้าใจในทิศทางเดียวกัน เพื่อลดการต่อต้าน

–    ทำงานให้สอดคล้องตามขั้นตอน ให้ถูกต้องตามกฎระเบียบข้อบังคับ

–  ไม่ใช้ทัศนคติเชิงลบในการประเมินผลให้คะแนนตามความเป็นจริงของการทำงาน

2.7 มุมมอง เทคนิค และแนวทางการบริหารงานสู่ความสำเร็จ เช่น การวางตัวระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง ทักษะในการแก้ปัญหา ฯลฯ –    สร้างความใกล้ชิด สร้างความรู้สึกที่ดี

–    ต้องมีคุณธรรมจริยธรรมในการบริหารงาน

–    สร้างการทำงานเป็นทีม

–    ควรมีการตกลงในเงื่อนไขก่อนที่จะปฏิบัติงานร่วมกัน

–    ควรทำตัวเป็นแบบอย่างให้ดู

–    มอบหมายงานให้รับผิดชอบ พร้อมที่จะเดินไปด้วยกัน เกิดปัญหาก็เรียนรู้ร่วมกัน

–    อย่าคิดหรือตัดสินใจเองคนเดียว

–    การเป็นผู้บริหารต้องไม่ละเลยผู้ใต้บังคับบัญชา

–    อย่าปฏิเสธหรือรับปากเร็วเกินไป ในสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชาร้องขอ เพราะจะทำให้บั่นทอนขวัญและกำลังใจ หากรับปากแล้วไม่สามารถทำได้

2.8 แนวทางการแก้ไขปัญหาอุปสรรคที่เจอทั้งกับผู้บริหารที่สูงกว่าและลูกน้องที่มีความแตกต่าง –  ยอมรับถึงความแตกต่างกัน ในด้านทัศนคติ ลักษณะนิสัย กระบวนการความคิด ความรู้ความเข้าใจในงาน

–  สร้างการกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมและให้เห็นว่าแต่ละคนมีความสำคัญ ขาดคนใดคนหนึ่งไม่ได้ และพยายามขอความช่วยเหลือมากกว่าที่จะออกคำสั่ง

–  ควรยึดการทำงานเป็นหลัก ไม่คิดว่าผู้ใต้บังคับบัญชาจะชอบในตัวเราหรือไม่

–  ควรมีการประชุมอย่างต่อเนื่อง ชี้แจงให้ทราบถึงสิ่งที่ต้องการทำ

–  ควรมีการบริหารงานที่เป็นไปตามแผนงาน

–  ควรมีการบริหารงานที่หลากหลาย เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ให้ดีที่สุด

–  บริหารจัดการกับแต่ละบุคคลมีความแตกต่างกันออกไปตามทักษะ ความรู้ ความสามารถของแต่ละคน  จึงไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว

–  พยายามกระตุ้นและคอยสอนงาน สนับสนุนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานได้

–  มีการกระจายงานตามความรู้ความสามารถของแต่ละคน

–  ใช้ความอดทนในการบริหารจัดการและพยายามเขียนงานไว้

–  มีการติดตามผลการทำงาน ว่าบรรลุเป้าหมายร่วมกันหรือไม่

 

  1. 3. ข้อเสนอแนะสำหรับ วว.

ประเด็น/ปัญหา

แนวทางการบริหารงาน

3.1 เมื่อมีตำแหน่งบริหารอยากให้ วว. สนับสนุนอะไร –    ควรมีการสนับสนุนด้าน 4M คือ คน (Man) เงิน (Money) วัตถุดิบ (Material) และวิธีการ/ จัดการ (Method/ Management) อัตรากำลังคน
3.2 วว. ควรมีการเตรียมความพร้อมก่อนผู้บริหารรับตำแหน่งอย่างไร –    มีแผนการสรรหาหรือวางตัวผู้สืบทอดตำแหน่ง

–    มีการปฐมนิเทศผู้บริหารรุ่นใหม่

–    มีการอบรมชี้แจงกฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

–    มีการแนะแนวทางการบริหารงาน

–    มีการจัดหลักสูตรการพัฒนาผู้บริหารรุ่นใหม่

สรุปประเด็น

  1. ควรมีการจัดชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) กลุ่มการบริหารงานอย่างต่อเนื่องทุกปี เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งบริหารอยู่ทุกปี มีทั้งผู้ที่หมดวาระและผู้ที่ขึ้นมาดำรงตำแหน่งแทนที่ยังขาดประสบการณ์ในด้านการบริหารงาน และถอดบทเรียนเป็นข้อมูลสำหรับผู้บริหารในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์
  2. ควรมีการสรรหาผู้สืบทอดตำแหน่งและวางแผนงานล่วงหน้าอย่างน้อย 1 ปี เมื่อทราบว่าผู้ดำรงตำแหน่งนั้นหมดวาระ เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
  3. ควรมีการกำหนดหลักสูตรการพัฒนาหรือปฐมนิเทศผู้บริหารรุ่นใหม่ เพื่อเสริมสร้างประสบการณ์ในการบริหารงานและแนะแนวทางการบริหารงาน ทั้งควรทำอย่างต่อเนื่อง
  4. ควรมีการอบรมกฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องหรือนำส่งข้อมูลให้กับผู้บริหารรุ่นใหม่ไปศึกษาและทำความเข้าใจ
  5. ควรมีการส่งข้อมูลการทดสอบบุคลิกภาพ Employee Personality Test (EPT Test) ให้ผู้บริหารทราบถึงผลการทดสอบอารมณ์ของพนักงานและลูกจ้างในสังกัด เพื่อเป็นแนวทางในการบริหารและสร้างความเข้าใจซึ่งกันและกันระหว่างผู้บริหารกับผู้ใต้บังคับบัญชา

……………………………………..

ภาพประกอบจาก

5 เครื่องมือบริหาร นักธุรกิจสมัยใหม่พลาดไม่ได้. 2558. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.manager.co.th/iBizChannel/ViewNews.aspx?NewsID=9540000107240, [เข้าถึงเมื่อวันที่ 9 พ.ย.2558].

เสนอแนะ. 2558. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://hilight.kapook.com/view/76216, [เข้าถึงเมื่อวันที่ 9 พ.ย.2558].

ใส่ความเห็น