โดย วรรณวิภา กาญจนไวกูณฐ์
กองจัดการความรู้
>>>>>
มีหลายคนบอกว่า “คนที่เป็นเลขานุการที่ดีนั้น จะต้องมีความเก่งงาน รอบรู้ในหลายๆด้าน ที่สำคัญต้องกล้าตัดสินใจแทนนายได้” คำพูดนี้เห็นจะไม่ผิด หลังจากที่ได้พูดคุยบ่อยครั้งกับ “พี่อ้อย” มัทนา วินทวามร เลขานุการผู้มีแววตาแห่งความมุ่งมั่น แข็งแกร่ง ตรงไปตรงมา พร้อมกับความรับผิดชอบในภาระงานที่มากหลาย ทั้งด้านงานเอกสาร การนัดหมาย การติดต่อหน่วยงานภายนอก ฯลฯ ซึ่งพี่อ้อยได้ปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารอย่างดีเยี่ยมมาทุกยุคสมัย และจะมีคำพูดที่ได้รับฟังบ่อยๆมากว่า “พี่อ้อยอยากจะให้ทำมาให้ดีๆเลย จะได้ไม่ต้องส่งกลับไปแก้ไขบ่อยๆ” นี่แหละคือความรับผิดชอบอย่างดีเยี่ยมแทนผู้บริหาร พี่อ้อยจะช่วยกลั่นกรองงานทุกชิ้น ทุกเรื่องที่มีผู้เสนอมา ก่อนที่จะนำเข้าแฟ้มเสนอเซ็นในทุกๆเรื่อง
“พี่อ้อย” อยู่ วว. มา 31 ปี ดำรงตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารมาเป็นระยะเวลายาวนาน หลายยุคหลายสมัย ทุกย่างก้าวบนเส้นทางสายนี้ มีความมุ่งมั่นที่จะทำงาน แบ่งเบาภาระหน้าที่ของเจ้านายได้อย่างดีเยี่ยม “ตั้งใจทำตามหน้าที่ให้ดีที่สุด ไม่ค้างงาน” คติประจำใจที่ยึดมั่นมาตลอด ซึ่งอีกไม่กี่เดือนข้างหน้าพี่อ้อยก็จะเกษียณอายุราชการไป จึงอยากถ่ายทอดถึงเรื่องราวต่างๆที่ผ่านมาทั้งสุขและทุกข์ปะปนกันไป รวมทั้งปัญหาอุปสรรค และแนวทางแก้ไข
ช่วงชีวิตเริ่มการทำงาน
“พี่อ้อย” ได้เล่าความเป็นมาของการมาทำงานที่ วว. โดยเริ่มทำงานที่ วว. ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2538 สมัยตั้งแต่อยู่ที่บางเขนว่า “เคยทำงานที่บริษัทอื่นแต่มีปัญหาบ้างเล็กน้อย ได้อ่านหนังสือพิมพ์ว่า วว. รับสมัครลูกจ้าง จึงได้มาสมัครวันสุดท้าย” ทั้งนี้ได้ผ่านการสัมภาษณ์ 2 คน มีการทดสอบปฏิบัติด้านการพิมพ์ดีด จึงได้ผ่านการคัดเลือกเข้าทำงาน โดยดำรงตำแหน่งลูกจ้างเริ่มแรกที่สาขาวิจัยการก่อสร้าง
ประสบการณ์ ความรับผิดชอบ ความทุ่มเทในงาน
“ตลอดระยะเวลาการทำงานที่สาขาวิจัยการก่อสร้าง จะทุ่มเทให้กับงานมาโดยตลอด ถ้าไม่จำเป็นจริงๆจะไม่ลาหยุดเลย การทำงานที่นี่ได้ประสบการณ์มากมาย” เมื่อมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างใหม่ สาขาวิจัยก่อสร้างยุบ จึงได้มาอยู่สาขาวิจัยสิ่งแวดล้อม ต่อมาได้ทำงานกับ ดร.ลดาวัลย์ โชติมงคล หรือ “พี่แต๋ว”อดีตรองผู้ว่าการ วว. ซึ่งท่านเป็นคนที่จริงจังและทุ่มเทกับการทำงานมาก ทำให้ช่วงเวลานั้นเป็นชีวิตที่เสริมเติมความแข็งแกร่ง ต่อมารองผู้ว่าการบริหาร นางประไพศรี สมใจ ขอตัวให้มาทำงานที่ฝ่ายถ่ายทอดเทคโนโลยี
“สิ่งสำคัญสำหรับการทำงานคือ อย่าค้างงาน ถ้าได้รับมอบหมายให้ทำงานใดๆ ต้องรีบทำให้แล้วเสร็จโดยเฉพาะงานพิมพ์” พี่อ้อยได้บอกกล่าวสิ่งที่ยึดถือมาโดยตลอด ส่วนความซื่อตรง ความรับผิดชอบคือสิ่งที่เลขานุการต้องยึดมั่นไว้เสมอ เช่น การขอรถส่วนกลางรับ-ส่ง เวลาไปไหน ถ้าด่วนขอก่อน แล้วกลับมาต้องรีบทำบันทึกตาม ต้องให้เครดิตกับตนเอง ปัจจุบันถ้าขอรถก็จะได้เสมอ เพราะเราซื่อสัตย์กับตนเอง การกระทำกับคำพูดต้องตรงกัน สำหรับเรื่องบุคลิกภาพ จะพัฒนาการแต่งกายให้ดูดี รู้จักกาลเทศะ โดยได้รับการปลูกฝังมาจากท่านรองผู้ว่าการ ดร.ลดาวัลย์ เพราะบางครั้งอาจได้รับมอบหมายให้ไปพบผู้บริหารที่กระทรวงโดยกะทันหัน จึงต้องพร้อมเสมอสำหรับการแต่งกายในทุกโอกาส
การทำงานที่ฝ่ายบริหาร ทำไม อะไร อย่างไร?
“การทำงานที่ฝ่ายบริหาร ที่ผ่านมาการทำงานต่างกัน ผู้บังคับบัญชาแต่ละคนก็แตกต่างกัน มาตรฐานแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน สิ่งสำคัญต้องเรียนรู้ใจผู้บังคับบัญชา และการปรับตัว” โดยส่วนตัวแล้วการทำงานอยากให้ครั้งเดียวจบ ไม่ย้อนกลับมา ตั้งใจทำให้รอบคอบ มีการตรวจทาน เวลาใครส่งงานมา โดยเฉพาะชื่อบุคคล ตำแหน่งขอให้ช่วยตรวจทานข้อมูลให้ถูกต้อง
สำหรับ รอง ผวว.บริหารคนปัจจุบัน (ดร.ชุติมา เอี่ยมโชติชวลิต) ท่านเป็นคนเก่ง ทำงานเร็ว ดังนั้น “คนที่ทำหน้าที่เลขาต้องปกป้องผู้บังคับบัญชาด้วย ปกป้องในสิ่งที่ถูกต้อง” สำหรับการทำงานนั้นจะต้องปรับตัวไปเรื่อยๆ เพราะผู้บังคับบัญชาแต่ละคนไม่เหมือนกัน ได้เรียนรู้การมองคน การอยู่ร่วมกัน ได้บทพิสูจน์ว่าแต่ละคนนั้นเป็นอย่างไร ที่สำคัญในยุคปัจจุบันนั้นอย่ากลัวการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีการปรับเปลี่ยนตามยุคสมัย การทำงานก็จะคล่องตัวขึ้น ต้องยึดหลักขยันให้มากๆ ตามให้ทัน โดย “การทำงานที่ดีนั้นต้องรอบรู้และเก่งในงานที่รับผิดชอบ มีความใส่ใจ ต้องชัดเจนต่องานที่ทำ ถามได้ ตอบได้ บางเรื่องรู้บ้างก็ดี สามารถตัดสินใจแทนได้ในระดับหนึ่ง บางครั้งไม่ต้องถามผู้บังคับบัญชา” เช่น เรื่องกฎระเบียบข้อบังคับต่างๆ ที่ต้องแม่นและรู้จริง สามารถตอบข้อมูลต่างๆแทนได้
บทบาทการทำงาน หน้าที่ การตัดสินใจ
ถ้ามีงานรีบด่วนมากนอกเวลาทำการ สิ่งที่ต้องทำคือแวะไปหาที่บ้านท่าน ต้อง line ไปก่อน สำหรับตนเองยึดเรื่องงานเป็นหลัก แต่ก็ขอเวลาพักผ่อนบ้าง บางครั้งด้วยความเป็นคนตรงๆ ขี้บ่น อาจจะไปขัดแย้งด้วยการกระทำหรือด้วยคำพูดกับบางคนบ้าง แต่ก็อยากบอกกล่าวด้วยความหวังดี เช่น เรื่องเอกสารหาย อยากให้หาก่อน ถ้าทำบันทึกเกี่ยวกับเรื่องเดิม ขอสำเนาชุดเดิม เปลี่ยนวันที่ เปลี่ยนเรื่อง บางคนบอกผ่านๆไปเถอะ ขอข้อคิดเห็นในเอกสารหน่อย บางครั้งใบนำสารอาจหลุดหาย ยิ่งถ้าเกี่ยวกับตัวเลขสำคัญมากๆ วว.ออกกฎให้ให้ขีดฆ่าแล้วเซ็นชื่อกำกับ ห้ามใช้น้ำยาลบคำผิดลบ เวลามีคนส่งเอกสารมาผิดพลาด จะบอกวิธีแก้ไขให้ด้วยว่าต้องทำอย่างไร
“การเตรียมข้อมูลที่แม่นยำสำหรับผู้บริหารเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ถ้าท่านถาม เราตอบได้ ท่านจะอนุมัติได้รวดเร็ว จึงจำเป็นต้องแม่นข้อมูล เรียนรู้งานของนาย การสื่อสารงานระหว่างเลขาด้วยกันก็เป็นสิ่งจำเป็น” เลขานุการแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน ซึ่งจำเป็นต้องติดต่อประสานงานกันบ้าง ถ้าเข้ากันไม่ได้ก็จะทำงานลำบาก สิ่งสำคัญขอให้ใส่ใจในงานที่ทำ ดูเรื่องเอกสารให้ดี มีความรอบคอบ ผิดให้น้อยที่สุด ซึ่งการทำงานในปัจจุบันได้เรียนรู้จากการที่อยู่กับ ท่านรองลดาวัลย์ ซึ่งอยากบอกว่าเหนื่อยมาก แต่ถ้าทำงานเต็มที่ จะได้รับการประเมินอย่างดี ถ้าไม่ทำก็ไม่ได้ ซึ่งความรอบคอบได้มาจากการอยู่กับท่านทำให้เราเก่งขึ้น ท่านไว้วางใจเรื่องการติดตามงาน
สำหรับพี่อ้อยนั้น บอกว่า “งานที่ทำ ความรับผิดชอบ ต้องชัดเจน จะไม่ไปก้าวก่ายงานคนอื่น เลขาแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน ความเก่ง ความถนัด ไม่เหมือนกัน ต้องรู้บทบาทตนเอง ตำแหน่งเลขาคือเลขาผู้บริหารเท่านั้น สำหรับฝ่ายไม่มีเลขาคือธุรการเท่านั้น” ที่ยึดเป็นหลักของงานเลขานุการคือ จะทำงานด้วยความรอบคอบ ตรวจทานไม่ให้งานนั้นตีกลับมาอีกรอบ เรื่องการเสนอแฟ้มเซ็นก็จะจัดเรื่องที่เร่งด่วนก่อน การทำหน้าที่นี้ต้องรู้จักการปรับและควบคุมอารมณ์ ปัจจุบันยิ้มไว้ เพราะอีก 5 เดือนจะเกษียณ
คติประจำใจ ข้อคิด หลักการในการทำงาน
สุดท้ายนี้พี่อ้อยได้ยึดหลักในการทำงาน คือ “ตรงไปตรงมา มีความรับผิดชอบ ตรงเวลา และรอบคอบ” พร้อมนี้ได้ให้ข้อเตือนใจในการทำงานว่า “รักตนเอง และรักผู้อื่น ให้ความเคารพผู้สูงกว่า (ผู้บริหาร + ผู้สูงวัย) และให้มีความสามัคคีกันมากๆ” และได้ให้ข้อเสนอแง่มุมในการทำงานตำแหน่งเลขานุการ ดังนี้
- ตั้งใจ ใส่ใจ ละเอียด รอบคอบ เพื่อปกป้องผู้บังคับบัญชาและตนเอง
- รู้จักนิสัยใจคอผู้บังคับบัญชา และเรียนรู้การปรับตัวและการบริหารจัดการ
- มีความสามารถในการรักษาความลับ
- เรียนรู้ในการติดต่อประสานงานที่ดี ด้วยความใส่ใจ
- อย่าให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำซ้ำ
- เข้าใจและปฏิบัติในบทบาทของตนเอง (อะไรทำได้ หรือทำไม่ได้)
- รักษาเอกสารสำคัญอย่าให้สูญหาย
- รู้ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆกลั่นกรองเอกสารต่างๆก่อนไปถึงผู้บังคับบัญชา
- ควรเป็นคนช่างสังเกต จะได้มีมาตรฐานในการทำงาน
พวกเราได้เรียนรู้หลักการทำงานในหลายรูปแบบ รู้ซึ้งว่า “พี่อ้อย” นั้นมีใจให้น้องๆเสมอ อยากที่จะสอนงานให้ แม้บางครั้งอาจมีข้อคิดเห็นที่ไม่ตรงกันบ้าง แต่ลึกๆแล้ว พวกเราเข้าใจและสัมผัสได้ถึงความมีเมตตาของพี่อ้อย ที่คอยตักเตือนบอกกล่าว เพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาต่างๆให้ลุล่วงไปได้ ความดีของ “พี่อ้อย” ผู้หญิงแกร่งในการทำงาน แต่จิตใจแฝงไว้ด้วยความมีเมตตาจะเป็นคนที่พวกเราไม่สามารถลืมได้ สำหรับเรื่องราวดีๆในวันนี้
………………………….
**ข้อมูล จากการบรรยายถ่ายทอดความรู้ CoPs การสื่อสารและการประสานงาน (กลุ่มเลขานุการ)
หัวข้อ “จากวันนั้น…ถึงวันนี้ เปิดใจมัทนา…เลขาชั้น 8”
เวลา 13.30-16.00 น. ณ ห้องประชุม 9 ชั้น 1 อาคาร วพ.2