เรียบเรียงโดย บุญศิริ  นารีรัตน์  นพวรรณ  ดิศลิน    กองจัดการความรู้

>>>>>

 

หลายคนอาจเกิดคำถามนี้ขึ้นในใจ “ทำไมต้องจัดการความรู้  เราจะมีความรู้อะไรที่ต้องจัดการ  ถึงเวลาต้องจัดการแล้วหรือ  จะจัดการอย่างไร  แล้วใครได้ประโยชน์  จำเป็นต้องทำไหม?  และอื่นๆอีกมากมาย เป็นคำถามที่พบเจออยู่ทุกวันในกิจกรรม KM ….”  และคุณก็สงสัยเช่นกันหรือไม่?

ขอบอกเล่าประสบการณ์ทำงานด้านการจัดการความรู้ผู้ใกล้เกษียณ วว. ให้ฟังก่อนนะคะ ในตอนแรกที่ได้รับมอบหมายงาน การจัดการความรู้ผู้ใกล้เกษียณ ประจำปี 2556 เป็นเพียงการรวบรวม  องค์ความรู้จากประสบการณ์การบอกเล่าของรุ่นพี่ก่อนวัยเกษียณอายุ  ซึ่งก็ยอมรับว่า ไม่มีความรู้ในสายงานนี้มาก่อน  จึงต้องศึกษาหาความรู้จากเอกสาร  สืบค้นข้อมูลเพิ่มเติมบนเว็บไซต์ต่างๆที่เกี่ยวข้อง  เข้าร่วมอบรมสัมมนาฟรีทั้งภายในและภายนอกองค์กร  เยี่ยมชมดูงานด้านการจัดการความรู้ของหน่วยงานต่างๆ เพื่อนำมากำหนดแนวทางการจัดทำแผนการจัดการความรู้ผู้ใกล้เกษียณ   จัดทำแผนการปฏิบัติงาน  การแบ่งปันความรู้ภายในทีมงาน การนำข้อเด่นของหน่วยงานต่างๆมาปรับใช้ในกระบวนการทำงานจัดการความรู้ผู้ใกล้เกษียณ จากปีที่ 1 (2557) ที่ก่อตั้งเป็นการทำงานแบบฝึกงาน  ทดลองงาน เรียนรู้งานจากการนำทีมของ ผอ.ศคร. และ ผอ.กจค. โดยมีผู้ใกล้เกษียณจำนวน 15 ท่าน  ในปีที่ 2 (2558) จำนวนผู้ใกล้เกษียณเพิ่มขึ้น  24  ท่าน  และในปีปัจจุบันรวมผู้ใกล้เกษียณ 2 ปี (2559 – 2560) มีจำนวนถึง 52 ท่าน การทำงานเป็นคณะจัดการความรู้ผู้ใกล้เกษียณ ศคร. โดย กจค. ร่วมกับ กพค. ดำเนินการควบคู่ไปกับการเรียนรู้ จากคำแนะนำของผู้บริหาร จนสามารถเข้าสู่ระบบการจัดการความรู้ซึ่งยังต้องพัฒนาต่อไป

เป็นที่ทราบกันว่า ความรู้แบ่งออกเป็น 2 ประเภท  ดังนี้

1. ความรู้ที่ติดตัวคน  Tacit Knowledge เป็นความรู้ที่เกิดจากประสบการณ์ที่แต่ละคนสะสมมาจากการทำงาน ความสามารถ ความชำนาญในงานที่ทำ  เป็นเทคนิคการทำงานให้ประสบผลสำเร็จ  ซึ่งเป็นการสูญเสียความรู้เทคนิคที่ติดตัวไปกับผู้เกษียณอายุที่ทำงานมาหลายปี  โดยไม่ได้มีการถ่ายทอด หรือ สอนงานไว้ก่อน

2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง Explicit Knowledge เป็นความรู้ที่ถูกเขียนหรือบันทึกขึ้นเป็น เอกสารคู่มือ  คลิปสาธิตต่างๆ ที่จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อความรู้นั้นๆ เพื่อเป็นแนวทางสำหรับคนรุ่นต่อมาได้เรียนรู้จากคนรุ่นก่อน สามารถพัฒนาเทคนิคการทำงานให้ได้ดีเท่าเทียมกันหรือดีกว่าต่อไป

ดังนั้น  การแก้ไขปัญหาการสูญเสียความรู้ที่เป็นเทคนิคหรือทักษะที่ติดตัวไปกับผู้เกษียณอายุที่ทำงานมาหลายปี  เราจึงต้องหาวิธีการรักษาความรู้ วิธีการปฏิบัติงานต่างๆ ให้เหมาะสมกับผู้ใกล้เกษียณ  เพื่อเปลี่ยนจากความรู้ที่ติดตัวคนจาก Tacit Knowledge ผ่านขั้นตอนการจัดการความรู้  ให้เป็นความรู้ที่ชัดแจ้งที่ถูกบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ในรูปแบบเอกสาร  คู่มือการปฏิบัติงาน  หรือ เทปบันทึก คลิป VDO สาธิตประกอบความรู้ต่างๆ ที่เรียกว่า Explicit Knowledge

เมื่อย้อนกลับมาพูดถึงการทำงานของทีมงานจัดการความรู้  คำถามที่เกิดขึ้นสำหรับทีมงาน คือ “…จะจัดการอย่างไร  เอาความรู้ประเภทไหน  ใครจะยินดีให้ความรู้ง่ายๆ  เราจะต้องทำอย่างไร…”  เรามีคำถามทุกวัน โต้แย้งกันบ้างในเวลาประชุมหารือ ด้วยทิศทางการทำงานที่ยังไม่ชัดเจน  และประสบการณ์ความรู้ที่มีอยู่น้อยเมื่อเทียบกับองค์กรอื่นๆ  ที่เน้นเฉพาะด้าน KM โดยตรง  วว. เป็นองค์กรด้านงานวิจัยและพัฒนา วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี   ซึ่งในองค์กรแห่งนี้มีองค์ความรู้อยู่มากมาย…เป้าหมายคือ จะจัดเก็บส่วนใด? จัดเก็บใคร…  ผู้บริหาร  นักวิจัย  ช่างเทคนิค งานสนับสนุน หรือทุกคนในองค์กร…ใครคือเป้าหมายหลักของเรา?  ต้องตั้งเป้าว่าจะเจาะจงความรู้ที่สอดคล้องกับยุทธศาสตร์องค์กรหรือไม่?  เอาความรู้ที่สำคัญหลักๆ  หรือประสบการณ์ชีวิตการทำงานและความประทับใจองค์กรของผู้ใกล้เกษียณ?  ทีมงานเราก็หลงประเด็นเช่นกัน  แต่งานเข้ามาให้เราทำ คือ โอกาสที่จะได้เรียนรู้ได้มีเวทีให้แสดงความสามารถ ซึ่งทีมงานก็ได้ทุ่มเททำให้ผ่านมาจนได้ จากผลการประชุมสรุปการติดตามผลการจัดการความรู้ผู้ใกล้เกษียณในปีแรกทำให้เราต้องเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในปีที่ 2  ซึ่งมีผู้เกษียณมากขึ้น จึงมีการปรับกระบวนการทำงานที่ชัดเจนขึ้น  สามารถจัดตั้งทีมย่อยเพื่อลงพื้นที่สัมภาษณ์ได้ โดยทีมงานทุกคนได้ผ่านการฝึกอบรมด้าน “เทคนิคการสัมภาษณ์”  เพื่อเป็นเครื่องมือในการจัดเก็บความรู้ประสบการณ์จากผู้ใกล้เกษียณ โดย ดร.นฤมล รื่นไวย์ ผอ.ศคร. และ “เทคนิคการเขียนบทความ” โดย น.ส.อัปสร  เสถียรทิพย์  ผอ.กจค. เพื่อเป็นเครื่องมือสกัดความรู้จากบทสัมภาษณ์ที่ได้ นำมาตกผลึกเป็น “องค์ความรู้” เกิดการถ่ายทอดแลกเปลี่ยนความรู้ประสบการณ์และทักษะร่วมกันในการทำงานให้รุ่นต่อไป

นอกจากวิธีจัดเก็บความรู้จากการบอกเล่า หรือ Story telling คือ การบอกเล่าของผู้ใกล้เกษียณโดยการสัมภาษณ์แล้ว    ทีมงานเราพยายามเข้าถึงกระบวนการจัดการความรู้โดยการใช้เครื่องมือจัดเก็บความรู้อีกประเภท คือ การก่อตั้งชุมชนนักปฏิบัติ CoPs หรือ Community of Practices จากความรักความชอบในงานประเภทเดียวกันของกลุ่มพนักงานได้พบปะ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ แบ่งปันบอกเล่าการประสบกับปัญหาอุปสรรคและแนวทางแก้ไขซึ่งกันและกันอย่างอิสระ  ซึ่งในปี 2557 มีกลุ่มนำร่องจำนวน 4 กลุ่ม คือ 1) CoPs นักบริหาร 2) CoPs นักออกแบบ 3) CoPs เลขา  และ 4) CoPs ฝึกอบรม  เนื้อหาความรู้ที่สกัดได้เป็น “องค์ความรู้”  ผ่านการกลั่นกรองภาษา ถ้อยคำที่เหมาะสม  อ่านเข้าใจง่ายโดย ผอ.กจค. ก่อนนำออกเผยแพร่บนระบบ Intranet  ช่องทางต่างๆ เช่น TISTR KM•IRDB แหล่งจัดเก็บข้อมูลความรู้และบทสัมภาษณ์ผู้เกษียณ ตั้งแต่ปี พ.ศ.2557  , บทความความรู้ KM ภายใน (KM Intra), KM Lite วารสารออนไลน์  และ จุลสาร KM Seed  ที่ก่อตั้งขึ้นในปีปัจจุบัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการแจ้งข่าวกิจกรรมความเคลื่อนไหวต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ KM องค์กร เป็นต้น

“ความรู้” ที่นำมาใช้หรือเกิดขึ้นเองชั่วขณะทำงาน  ความรู้ที่เกิดจากการใช้แก้ปัญหางานจนประสบความสำเร็จในงานนั้นๆ ของคนๆหนึ่ง หรือของคนกลุ่มหนึ่ง แล้วผ่านกระบวนการจัดการความรู้ 7 ข้อ คือ  1)แสวงหา  2) จัดเก็บ  3) รวบรวม  4) จัดหมวดหมู่  5) กลั่นกรอง  6) เผยแพร่ และ 7) แลกเปลี่ยนเรียนรู้  โดยมีการเข้าถึงข้อมูลเพื่อนำไปต่อยอดความรู้ เกิดเป็นนวัตกรรมใหม่ๆ เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์กร ตามเป้าหมายตัวชี้วัดต่างๆที่องค์กรกำหนดไว้  เกิดเป็น “องค์กรแห่งการเรียนรู้”  ซึ่งก็คือความหมายของ “การจัดการความรู้” นั่นเอง

คำถาม…ทำไม? ถึงต้องจัดการความรู้  ก็เพราะโลกเราเปลี่ยนเข้าสู่ยุคอิเล็กทรอนิกส์  การเข้าถึงข้อมูลความรู้สามารถเข้าถึงได้ง่ายในเวลาสั้น  การแข่งขันทางการค้าที่ต้องการข้อมูลที่รวดเร็วในการตัดสินใจ  การลดต้นทุนและเวลาในการดำเนินงานเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน  ดังนั้น  ถ้าองค์กรมีการจัดการความรู้ที่ดีก็จะสามารถทำให้การทำงานกระชับ ชัดเจนขึ้น  พนักงานทุกตำแหน่งในองค์กรควรจะสามารถรับรู้งานนอกสายงานตัวเองเพิ่มเติมได้ เป็นการพัฒนาตนเองตลอดช่วงเวลาการทำงานในองค์กร โดยใช้ประโยชน์จากการเข้าถึงความรู้ในการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร และสามารถคิดสิ่งใหม่ๆ ในการทำงานโดยการพัฒนาต่อยอดความรู้เพิ่มขึ้นหรือทันสมัยขึ้น องค์กรสามารถยืนอยู่ได้ในภาวการณ์แข่งขัน ช่วยในการพัฒนาองค์กร  พัฒนากระบวนการทำงาน   พัฒนาบุคลากร  สร้างความพึงพอใจในการทำงานของบุคลากร  เกิดนวัตกรรมใหม่ๆ ในการทำงานร่วมกัน

อาจารย์ท่านหนึ่งเคยสอนว่า “ความรู้ยิ่งให้ก็ยิ่งได้  ถ้ารู้อยู่คนเดียวไม่ถ่ายทอดออกซะบ้าง  จะรับความรู้ใหม่เพิ่มได้จากไหน”  ดูท่าจะจริงค่ะ  ถ้าคุณถ่ายทอดความรู้ให้ใครสักคน  คุณจะได้หัวข้อที่เขาไม่เข้าใจถามกลับมาให้เราได้ศึกษาต่อ   ถ้าเราพลาดประเด็นเรื่องนั้น  ในความเชี่ยวชาญของท่านอาจตอบคำถามง่ายๆที่คิดไม่ถึงก็เป็นได้  เหมือนเส้นผมบังภูเขา  และถ้าเราไม่ถ่ายทอดให้ใคร  ก็จะไม่มีโอกาสยืนยันว่าเรารู้แค่ไหน  แค่ไหนที่ว่ารู้มาก….

มนุษย์เราไม่มีวันให้หยุดเรียนรู้ และทุกวันมีสิ่งต่างๆที่ควรเรียนรู้มากมาย แม้โอกาสสุดท้ายที่กำลังจะตาย   หลายคนยังอยากรู้ว่า … ตายแล้วจะเป็นอย่างไร?  ตายแล้วไปไหน?

แต่ที่สำคัญ  ก่อนจะถึงเวลาที่เราทุกคนจะสิ้นชื่อไปจากโลกใบนี้  ร่องรอยแห่งความรู้และประสบการณ์ที่ท่านได้ฝากไว้กับคนรุ่นหลัง คือสิ่งที่ทีมงานจัดการความรู้ผู้ใกล้เกษียณได้เพียรพยายามร่วมกันสร้างด้วยความมุ่งมั่นและตั้งใจ

ขอบคุณข้อมูลและภาพประกอบจาก

[Online]. Available at : http://www.hosttrendy.com/9-กิจกรรม-ทำให้เราดูแก่/ [accessed 21 July 2016].

………………………………….